第一条 为了做好本会档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据业务主管部门档案管理办法，结合本会的实际情况，特制定本制度。

    第二条 本会秘书处办公室是档案管理机构，负责本会秘书处的档案管理工作。

    档案的定义：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

    第三条 档案的分类，根据档案的内容属性，分为：文书档案、会计档案、音像档案、业务档案。

    第四条 档案的收集、整理：

    1、文书档案，本会的公文，依照发生的时间顺序由办公室负责收集、整理、归档；

    2、会计档案，本会的财务报表、会计帐本及凭证，由会计人员负责收集、整理，定期归档；

    3、音像档案，本会重大活动的录音、影象资料由信息部负责收集、整理，定期归档；

    4、业务档案，由各业务部门经办的审批表、鉴定材料、调研报告等，由各业务部门负责收集、整理，定期归档。

    第五条 档案的保管：

    1、业务部门在每项业务活动完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向办公室移交归档。

    2、办公室对归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

    3、对归档材料必须编制档案总目录和保管单位目录，要根据需要编制档案检索工具，以便于查阅使用。

    4、归档文件一般不得外借。

    5、归档材料必须存放在专用铁皮档案箱内；

    6、档案由办公室专人负责保管。