2010年厦门工程机械展第一次筹备会议于09年12月11日下午在福州召开。本次展会的六家主办单位、福建省九地市的经贸委（经委、经发局）、12家主要协办单位及承办单位代表参加了会议。

本次会议意在整合参与各方的力量，协力解决宣传推介、参展商邀请、采购商邀请等重点环节存在的问题，并给予明确的分工。

与会人员充分肯定了组委会秘书处抓住中国—东盟自贸区建立的机遇，加大力度邀请东南亚国家采购商的努力，同时，主办单位——福建省外经贸厅表示可借助其参加境外机械类展会的时机，在境外同类展会宣传推介厦门工程机械展，多渠道、全方位地展开国际采购商的邀请工作。其它的参会机构也明确了各自的任务：福建省住房和城乡建设厅、福建省交通运输厅负责组织本省项目建设单位、施工企业参会；福建省工商联负责邀请更多的闽籍在外施工企业回乡参会；厦门市政府负责做好展会的各项保障、服务以及重要客商的接待等工作；福建省侨联负责联络东南亚国家的福建华侨社团，并通过他们邀请当地国家的建筑业协会、承包商协会组织会员企业参会；福建省九地市市经贸委（经委、经发局）负责做好本地企业参展的动员组织工作，并争取给予参展企业一定的经费补助；各协办的行业协会负责动员组织会员企业参展、参会……